効果性の高い倉庫管理システム構築の手引き -第5回-

no24 図1

■業務フローを整理しよう

今回は「前提条件の把握フェーズ」の中の業務フローの整理について説明します。（図１）

ポイントは物流（モノの流れ）を中心として捉えた業務毎のフローを整理することです。
まずは全社のモノの流れの全貌をフローに表すことから始めます。
卸売業であれば、仕入先から商品を入荷し、顧客に商品を発送するまでの全ての流れを書き出します。

製造業においては原料の調達から仕掛在庫、外注先との半製品の流れなど漏れなく書き出しましょう。

全社のモノの流れを全体でフローに書き出したら、続いて”入荷”や”出荷”など各プロセス単位にフローを書き出します。

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商品の入荷プロセスであれば、
発注⇒入荷⇒入庫⇒在庫計上までの流れを、
商品の出荷プロセスであれば、受注⇒在庫引当⇒ピッキング⇒出荷検品までの流れを書き出します。（図２）

このようなモノの流れを中心として捉えたフロー図を作成することで、他の部署の担当者やシステムベンダーに説明する際にポイントを抑えた理解を得ることが可能になります。

■効果性の高い業務フロー作成のポイント

seminar 業務フローを作成する際に、これといって決まったフォーマットはありません。
現場を良く知らない第三者が見ても簡潔で分かり易ければＯＫです。
よく犯しがちな失敗例としては、分かり易くしようとして細かい処理も全て盛り込んでしまい、逆に分かりにくくなってしまうパターンです。
線が複雑に交差してＡ３用紙にびっしりと埋め尽くされているようなフローを見たことはありませんか？

このようなフローは現場を理解している人が見れば読めるのでしょうが、時系列での流れが不明確になり第三者が見るとどのような流れで理解すればよいのか混乱してしまうのです。

効果性の高い業務フローを作成する為のポイントは以下の３つです。

１．フローの始まりは明確に
図３のフローをご覧ください。
一見綺麗にまとめられたフローの様に見えますが、どこがフローの開始なのかとても分かりにくいです。
このフローはとあるお菓子メーカーの”製品”の流れを書き出した実物です。
左端から見るのか、右端から見るのかもよく分かりませんね。まずはそのフローがどこから開始されるのか、誰が見ても明確になっていることがポイントです。

２．モノの流れを中心に捉え簡潔に
もう一度図３のフローをご覧ください。
頑張って作った感じが伝わってくるので、見る人によっては評価されるかもしれませんが、実際には線が複雑に入り組んでおり、とても分かりにくいです。
またモノの流れを中心に捉えていない為、データの流れが見たいのか、モノの流れが見たいのか、業務の流れが見たいのか、
目的があいまいになってしまっています。

本講座のテーマは倉庫管理システム(WMS)の構築ですので、やはりモノの流れを中心に捉えた簡潔なフローが望まれます。
また線が二股や三股に分かれている箇所に分岐条件が記載されていない為、どのような条件で分岐するのかも分かりにくいフローとなっています。
分岐する箇所については簡単に分岐条件を記すと良いでしょう。

３．全体よりもプロセス毎に
最期にもう一度図３のフローをご覧ください。
少し図が小さくて申し訳ありませんが、このフローは製品の扱いについて一通り記載されています。
入荷から、出荷、棚卸まで全て記載されています。
こういった全体の流れを俯瞰的に捉えたフローは確かに有効ではありますが、これだけだと少し不十分です。
できればプロセス毎にフローは作成しましょう。
物流の現場では業務によって使用する機器が違ったり、システムが違ったりする為、システムの要件をまとめる上ではそちらの方が有効です。